Checklist pour organiser un séminaire réussi

Votre entreprise vous a chargé d’organiser un séminaire et vous souhaitez faire de cet événement une réussite, mais cette responsabilité peut faire peur. Pas de panique, avec de l’organisation, vous pouvez y arriver.

Voici une check-list qui vous permettra de réussir à coupe sur votre séminaire.

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Définir clairement les objectifs du séminaire

Durant cette tâche, vous allez définir le but de votre séminaire. S’agit-il d’un moment de travail ou de loisirs ? Demandez à votre direction quel budget vous sera alloué. Dès le départ, fixez une date après vous être renseigné sur la période à privilégier. Lorsque la date est choisie, prévenez tous les participants.

Choisir un lieu

Essayez de trouver l’emplacement idéal, qui vous offrira l’espace nécessaire pour les réunions et activités. Vérifiez certains détails comme l’accès Wi-Fi dans toutes la salle. Une fois le lieu localisé, pensez à quels prestataires (traiteurs,…) et quels intervenants vous aller faire appel. Tenez un tableau à jour des tarifs demandés.

Trouver des sponsors

Qu’avez-vous à offrir à vos partenaires et inversement ? Quels sont les partenaires ayant effectué des séminaires identiques pouvez-vous solliciter ? Les réponses à ces questions déterminent les packs que vous leur proposerez.

Définissez votre programme

Une fois que les sponsors et prestataires choisis, vous devez concevoir le planning du séminaire, avec les différents horaires pour les ateliers et les loisirs. N’hésitez pas à lister toutes les tâches inhérentes au bon déroulement de votre séminaire (matériel nécessaire, transports, …).

Sollicitez vos collaborateurs

Votre travail préliminaire est déjà bien entamé. Vous allez devoir maintenant promouvoir votre événement.

Vous aurez besoin d’aide ! Les personnes susceptibles de gérer certaines tâches en interne doivent être intégrées au projet. Vous devez également lancer une invitation générale. La veille du séminaire, rappelez l’événement. Les étourdis vous remercieront.

Faites la promotion de votre événement

Réseaux sociaux, emailing ou encore site internet, utilisez tous les canaux à votre disposition pour tenir au courant les participants des évolutions. Vous pouvez pour cela vous en charger vous-même, déléguer cette tâche à un collaborateur ou faire appel à un prestataire extérieur, mais cette dernière option a un coût qui ne rentrera pas forcément dans votre budget.

Finalisez les derniers détails

Pour cela, commencez par valider l’horaire de vos prestataires (traiteur, décorateurs) et intervenants. Vérifiez tous les documents, du programme du séminaire à ceux des intervenants. Chaque détail doit être scrupuleusement contrôlé. En effet, le jour J, des imprévus peuvent survenir. Les anticiper vous fera gagner beaucoup de temps. Veillez également à tenir au courant vos différents interlocuteurs, participants et supérieurs.

En résumé

Un séminaire réussi nécessite une organisation peaufinée.
Pour cela, il vous faudra :

• cadrer votre séminaire (budget, lieu, programme)
• tenir aux courants tous les participants (collaborateurs, partenaires, …)
• et enfin vérifier les derniers détails la veille

Enfin, le jour J, détendez-vous, bien qu’en gardant un œil attentif au bon déroulement de l’événement. Le stress peut avoir des effets néfastes sur l’organisation d’un évènement.