- Définir clairement les objectifs du séminaire
- Choisir un lieu adapté et trouver des sponsors
- Définir un programme détaillé et solliciter vos collaborateurs
- Finaliser les derniers détails avant le jour J
Votre entreprise vous a chargé d’organiser un séminaire et vous souhaitez faire de cet événement une réussite, mais cette responsabilité peut faire peur. Pas de panique, avec de l’organisation, vous pouvez y arriver.
Voici une check-list qui vous permettra de réussir à coupe sur votre séminaire.
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Définir clairement les objectifs du séminaire
Durant cette tâche, vous allez définir le but de votre séminaire. S’agit-il d’un moment de travail ou de loisirs ? Demandez à votre direction quel budget vous sera alloué. Dès le départ, fixez une date après vous être renseigné sur la période à privilégier. Lorsque la date est choisie, prévenez tous les participants.
Choisir un lieu
Essayez de trouver l’emplacement idéal, qui vous offrira l’espace nécessaire pour les réunions et activités. Vérifiez certains détails comme l’accès Wi-Fi dans toutes la salle. Une fois le lieu localisé, pensez à quels prestataires (traiteurs,…) et quels intervenants vous aller faire appel. Tenez un tableau à jour des tarifs demandés.
Trouver des sponsors
Qu’avez-vous à offrir à vos partenaires et inversement ? Quels sont les partenaires ayant effectué des séminaires identiques pouvez-vous solliciter ? Les réponses à ces questions déterminent les packs que vous leur proposerez.
Définissez votre programme
Une fois que les sponsors et prestataires choisis, vous devez concevoir le planning du séminaire, avec les différents horaires pour les ateliers et les loisirs. N’hésitez pas à lister toutes les tâches inhérentes au bon déroulement de votre séminaire (matériel nécessaire, transports, …).
Sollicitez vos collaborateurs
Votre travail préliminaire est déjà bien entamé. Vous allez devoir maintenant promouvoir votre événement.
Vous aurez besoin d’aide ! Les personnes susceptibles de gérer certaines tâches en interne doivent être intégrées au projet. Vous devez également lancer une invitation générale. La veille du séminaire, rappelez l’événement. Les étourdis vous remercieront.
Faites la promotion de votre événement
Réseaux sociaux, emailing ou encore site internet, utilisez tous les canaux à votre disposition pour tenir au courant les participants des évolutions. Vous pouvez pour cela vous en charger vous-même, déléguer cette tâche à un collaborateur ou faire appel à un prestataire extérieur, mais cette dernière option a un coût qui ne rentrera pas forcément dans votre budget.
Finalisez les derniers détails
Pour cela, commencez par valider l’horaire de vos prestataires (traiteur, décorateurs) et intervenants. Vérifiez tous les documents, du programme du séminaire à ceux des intervenants. Chaque détail doit être scrupuleusement contrôlé. En effet, le jour J, des imprévus peuvent survenir. Les anticiper vous fera gagner beaucoup de temps. Veillez également à tenir au courant vos différents interlocuteurs, participants et supérieurs.
En résumé
Un séminaire réussi nécessite une organisation peaufinée.
Pour cela, il vous faudra :
- cadrer votre séminaire (budget, lieu, programme)
- tenir aux courants tous les participants (collaborateurs, partenaires, …)
- et enfin vérifier les derniers détails la veille
Enfin, le jour J, détendez-vous, bien qu’en gardant un œil attentif au bon déroulement de l’événement. Le stress peut avoir des effets néfastes sur l’organisation d’un évènement.
FAQ
Comment organiser un séminaire en ligne ?
Pour organiser un séminaire en ligne, il est nécessaire tout d'abord de choisir une plateforme de vidéoconférence fiable et adaptée aux besoins des participants. Ensuite, il est important de définir un ordre du jour clair et concis, ainsi que d'envoyer les invitations à l'avance pour permettre aux participants de s'organiser.
Il est également recommandé d'utiliser des outils interactifs tels que des sondages ou des sessions de questions-réponses pour maintenir l'intérêt et l'engagement des participants tout au long du séminaire. Enfin, il est essentiel de prévoir une période pour évaluer le séminaire et recueillir les retours des participants afin d'améliorer les prochaines éditions.
Quelle application utiliser pour organiser un séminaire ?
Pour organiser un séminaire, il est recommandé d'utiliser l'application Eventbrite qui permet de gérer les inscriptions et la logistique de l'événement. Cette application offre également la possibilité de créer des billets électroniques personnalisés pour les participants.
De plus, Eventbrite permet de promouvoir le séminaire sur les réseaux sociaux et d'envoyer des invitations par e-mail aux participants potentiels. Enfin, grâce à son interface conviviale, cette application facilite grandement l'organisation et la gestion du séminaire.
Pourquoi organiser un séminaire d'entreprise ?
Organiser un séminaire d'entreprise permet de réunir et fédérer les équipes autour d'un objectif commun. Cela favorise également l'échange d'idées, la créativité et la cohésion entre les différents services. De plus, ces événements sont l'occasion de renforcer la motivation des collaborateurs en leur montrant qu'ils sont valorisés et que leur travail est essentiel pour l'entreprise.
Enfin, cela permet aussi de former et informer les employés sur les nouvelles stratégies, produits ou procédures à mettre en place.
Comment organiser un séminaire de travail ?
Pour organiser un séminaire de travail, il est tout d'abord nécessaire de définir les objectifs et le thème de l'événement. Ensuite, choisir un lieu adapté avec les équipements nécessaires pour accueillir les participants.
Il est également important de prévoir un programme détaillé, incluant des moments de réflexion collective et des activités team building. Enfin, assurer une bonne communication en amont avec les participants pour leur transmettre toutes les informations utiles.
Quels sont les avantages à organiser un séminaire entreprise ?
Organiser un séminaire d'entreprise permet de renforcer la cohésion des équipes en favorisant les échanges et le partage d'idées. C'est aussi l'occasion de former et de motiver les employés grâce à des interventions de professionnels reconnus dans leurs domaines. De plus, cela permet de définir des objectifs communs et d'établir une stratégie pour atteindre ces derniers.
Enfin, organiser un séminaire offre également l'opportunité de célébrer les succès passés et de valoriser le travail réalisé par chacun.
