- Trouver un loueur de salle adapté
- Choisir des traiteurs de qualité pour les repas
- Engager un prestataire technique compétent
- Prévoir du personnel pour l'accueil et les vestiaires, ainsi que des hébergements pour les participants
Vous êtes chargé de l’organisation d’un séminaire pour votre entreprise, mais vous éprouvez des difficultés pour la gestion du planning et des partenaires ? Sans expérience et sans aide, vous risquez de commettre un oubli ennuyeux. Voici les prestataires qu’il vous faut absolument contacter.
Trouvez votre loueur de salle
Cela tombe sous le sens et il est peu probable que vous l’oubliez. Cependant, pour trouver la salle adaptée à votre événement et à votre budget, prenez le soin de chercher le lieu au moins six mois, et idéalement un an, à l’avance.
Ne choisissez pas seulement la salle pour son architecture. Établissez votre liste de critères et pour chacun des lieux visités, mettez une note. Capacité d’accueil, prix de la salle, situation géographique par rapport aux transports en commun et aux voies rapides, débit internet, nombre de WC… Tous ces détails sont très importants pour la réussite de votre séminaire.
Choisissez des traiteurs de qualité
Dans les séminaires, l’alimentation est très importante. Proposez des mets de basse qualité. Les participants ne se rappelleront que de ça et écourteront les pauses alors qu’il s’agit d’une étape cruciale pour nouer des liens.
Testez plusieurs traiteurs. Sur demande, ils organisent des dégustations et vous pourrez ainsi vous faire une idée de leurs gastronomies. Soyez également sûr qu’ils ont l’habitude de servir un événement comportant autant de convives que le vôtre. Un manque d’organisation lors des repas et votre planning de la journée se retrouvera chamboulée.
Un prestataire technique réputé
La régie technique d’un séminaire prend en compte aussi bien la structure scénique, l’éclairage, la sonorisation et la gestion des branchements. Un manque de compétences ou l’utilisation d’un matériel inadapté entraînent des problèmes de son et un manque de visibilité. Choisissez un prestataire technique qui connaît son métier. Lors de votre rencontre, posez des questions et demandez-lui ce qu’il prévoit précisément pour votre séminaire.
Du personnel pour l’accueil et les vestiaires
Si vous organisez votre événement au mois de novembre, les participants risquent de peu apprécier de devoir trimballer partout leurs manteaux. Selon l’époque, prévoyez un vestiaire ou du personnel. De même, il est de bon ton de requérir au service d’hôtesses pour accueillir les participants au lieu de les laisser se débrouiller avec difficulté pour comprendre comment l’organisation du séminaire est établie.
Des hébergements pour les participants
Lors de grands séminaires, il arrive que tous les participants soient logés par l’organisateur. Si c’est votre cas, pensez à collecter très rapidement le nombre de personnes qui vont venir afin de pouvoir trouver des logements disponibles. Si vous avez correctement pensé à tous les critères lors du choix de la salle, il devrait y avoir plusieurs hôtels aux environs.
En plus des hébergements, vous pouvez aussi être obligés de réserver des moyens de locomotion comme des chauffeurs personnels pour les participants les plus hauts dans la hiérarchie ou des bus pour les conduire à leur lieu pour la nuit.
N’oubliez pas que le séminaire peut être bénéfique à l’image de votre société, ou au contraire, catastrophique. Si l’organisation se révèle trop compliqué, il existe des entreprises qui pourront s’occuper de l’événement de A à Z.
Le choix du lieu pour un séminaire à Lyon
On vient de le constater, plusieurs élements sont indispensables pour optimiser l’organisation d’un séminaire. Du traiteur au loueur de salle en passant par le personnel technique et d’accueil ou encore les conditions d’hébergement, rien ne doit être laissé au hasard. Mais un détail revient avec insistance : le choix du lieu. Quand on parle de Lyon et sa région, le choix est large. Si le centre ville a certains atouts, on a tendance à vous conseiller de jeter un coup d’œil sur ce site web pour vous faire une meilleure idée des possibilités de la région lyonnaise en matière de séminaire.
Les activités proposées
Souvent négligées, les activités sont pourtant fondamentales quand on parle d’organisation de séminaire. Après avoir consulté vos collaborateurs, il est important de trouver le bon compromis entre détente et travail. Dans cette optique, la région lyonnaise peut afficher plusieurs atouts. Si la ville possède une réputation de taille dans le domaine de la gastronomie, pourquoi ne pas en faire profiter vos collègues ? Prenons la région viticole mondialement connue, le Beaujolais. Idéal pour un rallye œnologique ou une dégustation chez un sommelier, non ? Mais attention, Lyon ne se résume pas uniquement à sa gastronomie…
Les salles de travail
Malgré certains clichés, un séminaire professionnel est aussi l’occasion de travailler en commun. Que cela soit pour fédérer une équipe ou améliorer certaines techniques de travail collaboratif, le séminaire est le lieu parfait pour redynamiser un service. Seul hic, le prix requis pour l’organisation de ce type d’événement peut vite devenir XXL. Sauf si l’on utilise les bons ingrédients. Voilà pourquoi il vaut mieux prendre le temps de la réflexion et de solliciter plusieurs devis avant de sélectionner définitivement un lieu.
Vérifier les références
Certes, cela peut sembler évident. Cependant, on préfère le préciser avant que vous ne débutiez vos recherches. Pour mettre toutes les chances de votre coté, il est indispensable de vérifier les références de l’établissement que vous choisissez. Un rapide coup d’œil sur les avis des anciens clients peut se révéler très utile. Au même titre que les notations. En 2022, il existe plusieurs plateformes qui recueillent les notations des clients. Un outil pratique qui permet d’écarter les mauvaises surprises. Enfin, gardez à l’esprit que le prix à payer n’est pas obligatoirement synonyme de qualité. C’est la raison pour laquelle vous ne devez pas sous-estimer le devis…
FAQ
Comment organiser un séminaire professionnel d'entreprise ?
Pour organiser un séminaire professionnel d'entreprise, il est important de définir clairement les objectifs de l'événement. Ensuite, il faut choisir un lieu adapté en fonction du nombre de participants et du budget alloué.
Il est également essentiel de planifier un programme varié et intéressant pour captiver l'attention des participants. Enfin, n'oubliez pas de prendre en compte tous les petits détails logistiques pour que le séminaire se déroule sans accroc.
Quelles sont les étapes pour organiser efficacement un séminaire d'entreprise ?
Pour organiser efficacement un séminaire d'entreprise, il est essentiel de définir les objectifs et le public cible. Ensuite, il faut choisir un lieu adapté en fonction du nombre de participants et des activités prévues. Il est également important de planifier un programme clair avec des intervenants pertinents et des pauses pour favoriser les échanges.
Enfin, la communication en amont et le suivi après l'événement sont essentiels pour garantir le succès du séminaire.
Existe-t-il des applications spécifiques pour faciliter l'organisation d'un séminaire ?
Oui, il existe des applications spécifiques pour faciliter l'organisation d'un séminaire. Ces applications permettent de gérer les inscriptions, les plannings, la communication avec les participants et le suivi des différentes étapes de l'événement.
Elles offrent également la possibilité d'envoyer des invitations personnalisées et de collecter des retours d'expérience afin d'améliorer l'organisation future. Grâce à ces outils technologiques, il est plus simple de coordonner tous les aspects logistiques d'un séminaire et ainsi garantir la réussite de celui-ci.
Comment choisir le lieu et la date idéale pour un séminaire de travail ?
Pour choisir le lieu idéal pour un séminaire de travail, il est important de prendre en compte la proximité par rapport aux participants. Il faut également vérifier les équipements disponibles sur place et s'assurer que l'environnement soit propice à la concentration.
Quant à la date, il est recommandé de consulter les agendas des participants afin de trouver une période qui convienne à tous. Enfin, organiser le séminaire en dehors des périodes trop chargées peut permettre d'obtenir plus facilement la disponibilité des intervenants et des salles.
Quels sont les critères à prendre en compte lors de la sélection des prestataires importants pour un séminaire ?
Lors de la sélection des prestataires importants pour un séminaire, il est important de prendre en compte leur expérience dans l'organisation d'événements similaires. Il est également essentiel de vérifier leur réputation et les avis de leurs anciens clients.
Les critères à prendre en compte incluent également leur capacité à s'adapter à vos besoins spécifiques et à respecter votre budget. Enfin, il est recommandé de privilégier des prestataires qui offrent un service client efficace et réactif.
