Lors de la planification d’un événement corporatif, choisir le bon lieu est crucial pour en garantir le succès. Peu importe l’événement, découvrez les six critères à garder à l’esprit pour trouver l’endroit idéal qui impressionnera vos collaborateurs et qui respectera votre budget.
Définissez les objectifs et les besoins
Avant de commencer votre recherche, déterminez les objectifs de votre team building et les besoins spécifiques de votre équipe. Il s’agit de tenir compte du type d’activités, du nombre de personnes et des équipements nécessaires.
Vous pouvez prendre contact avec une agence team building à Paris ou n’importe où ailleurs tant qu’elle opère dans votre secteur si vous voulez du professionnalisme. Chaque équipe est unique. Prenez donc en compte les besoins et les préférences spécifiques de la vôtre.
En fonction de la nature de votre événement, vous pourriez avoir besoin de services et d’équipements particuliers tels que :
- un système audiovisuel
- des services de restauration
- des salles de réunion supplémentaires
- et une connexion Internet fiable
Il est essentiel que le lieu choisi reflète l’image de votre entreprise et crée l’atmosphère souhaitée pour votre événement. Un lieu élégant et professionnel peut parfaitement convenir à une conférence ou à un lancement de produit, tandis qu’un cadre plus décontracté et créatif peut être idéal pour un atelier.
Tenez compte de la capacité d’accueil
La capacité d’accueil d’un lieu se réfère généralement au nombre maximum de personnes qu’il peut accueillir confortablement et en toute sécurité. Avant de choisir un lieu, il est essentiel d’avoir une idée claire du nombre de participants prévus à votre team building. Assurez-vous que le lieu que vous choisissez peut accueillir votre groupe sans être trop à l’étroit ni trop encombré.
En plus du nombre de participants, considérez la taille et la disposition de l’espace disponible. Assurez-vous que le lieu offre suffisamment d’espace pour les activités que vous avez prévues, ainsi que des zones de circulation confortables pour que les participants puissent se déplacer librement.
Si vous prévoyez des activités en plein air, assurez-vous que le lieu dispose de suffisamment d’espace extérieur et de commodités telles que des abris en cas de mauvais temps.
Garantissez la disponibilité
Ne laissez pas la disponibilité des salles devenir un obstacle de dernière minute. Les dates populaires comme les jours de fête et jours fériés peuvent être réservées rapidement. Alors, assurez-vous de réserver votre lieu à l’avance pour éviter toute déception.
Par ailleurs, choisissez une date qui convient à la majorité des membres de votre équipe et assurez-vous que le lieu que vous choisissez est disponible à cette date. Déterminez également la durée de l’événement, qu’il s’agisse d’une journée entière, d’une demi-journée ou d’un week-end complet.
Vérifiez l’accessibilité pour tous
Assurez-vous que votre lieu est facilement accessible (en transport en commun ou en voiture). Une accessibilité sans faille garantit que tous vos invités arrivent à votre événement sans stress ni retard.
Si vous prévoyez des activités en dehors du lieu lui-même, assurez-vous que le lieu choisi est adapté à ces activités ou qu’il est situé à proximité de sites d’intérêt.
Pensez aussi à la période de l’année où vous prévoyez d’organiser votre team building. Les saisons et les conditions météorologiques peuvent influencer le type d’activités que vous pouvez planifier. De plus, choisissez un jour de la semaine qui convient le mieux à votre équipe.
Les vendredis sont souvent populaires, car ils permettent aux participants de profiter d’un long week-end pour se reposer après l’événement. Toutefois, cela dépend aussi des préférences de votre équipe et de la nature de votre événement.
Ne négligez pas la réputation
La réputation d’un prestataire comme d’un lieu peut être évaluée en consultant les témoignages et les avis d’autres clients ou participants précédents.
Recherchez des commentaires en ligne sur des sites d’avis, des réseaux sociaux ou des forums de discussion pour obtenir des informations sur l’expérience des autres. Les retours positifs peuvent renforcer la confiance dans la qualité et la fiabilité du lieu.
Le bouche-à-oreille est un autre moyen tout aussi important d’en apprendre plus. Demandez à des collègues, à des amis ou à d’autres contacts s’ils ont des recommandations ou des expériences à partager concernant des lieux de team building qu’ils ont déjà fréquenté.
Les recommandations personnelles peuvent être particulièrement précieuses, car elles sont basées sur des expériences directes. Renseignez-vous sur les références, les certifications éventuelles et le niveau de professionnalisme.
Tenez compte du budget dans vos choix
Déterminez combien vous êtes prêt à dépenser pour votre team building, car c’est ce qui influencera le choix du lieu. Assurez-vous d’inclure tous les coûts possibles, y compris :
- la location de l’espace
- la nourriture et les boissons
- l’hébergement si nécessaire
- les équipements
- et les activités
Assurez-vous que ce budget est réaliste en tenant compte des contraintes financières de votre organisation. Enfin, il est toujours sage de prévoir une marge de manœuvre dans votre budget pour faire face à d’éventuels imprévus ou dépassements de coûts.
